Zespół do spraw Ochrony Informacji Niejawnych i Prezydialnych
Data publikacji 30.09.2013
Do zadań Zespołu do spraw Ochrony Informacji Niejawnych i Prezydialnych należy:
- zapewnienie ochrony informacji niejawnych w Komendzie i jednostce organizacyjnej Policji nadzorowanej przez Komendanta, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego;
- zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne;
- zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;
- zapewnienie prawidłowej organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnej Komendy, a w szczególności:
- przyjmowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie, wydawanie, udostępnianie, przekazywanie i wysyłanie materiałów niejawnych;
- prowadzenie urządzeń ewidencyjnych;
- powiadamianie adresata o otrzymaniu dokumentu niejawnego;
- przekazywanie lub udostępnianie, za pokwitowaniem, dokumentów niejawnych do właściwych jednostek lub komórek organizacyjnych albo dla pracowników oraz sprawowanie bieżącej kontroli postępowania z tymi dokumentami, a także egzekwowanie ich zwrotu;
- przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów niejawnych powielonych;
- zapewnienie należytej ochrony dokumentom niejawnym znajdującym się w kancelarii;
- gromadzenie przepisów niejawnych oraz prowadzenie i aktualizowanie dziennika przepisów, a także udostępnianie i wydawanie przepisów;
- odnotowywanie na dokumentach zawierających informacje niejawne oraz w urządzeniach ewidencyjnych zmiany lub zniesienia klauzuli tajności;
- zwracanie wykonawcom dokumentów w celu ich uzupełnienia w przypadkach, gdy nie spełniają określonych wymogów;
- realizacja czynności związanych z obowiązkiem rozliczania się policjantów i pracowników Policji z posiadanych przez nich dokumentów niejawnych w przypadku rozwiązania stosunku służbowego lub stosunku pracy, przeniesienia lub delegowania do służby lub pracy w innej jednostce lub komórce organizacyjnej albo delegowania do służby lub pracy poza Policją;
- rozliczanie wszystkich pozycji w prowadzonych urządzeniach ewidencyjnych;sporządzanie w razie potrzeby, wykazów dokumentów pobranych z kancelarii przez pracowników lub funkcjonariuszy komórek organizacyjnych, w celu ułatwienia rozliczenia dokumentów w urządzeniach ewidencyjnych;
- przygotowywanie dokumentów niejawnych znajdujących się w kancelarii, w celu przekazania do archiwum lub składnicy akt Policji;
- kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa (co najmniej raz na trzy lata), kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
- uczestnictwo w pracach legislacyjnych w zakresie opracowywania i opiniowania projektów aktów prawnych dotyczących zadań zespołu;
- zapewnienie wykonywania zadań dotyczących ochrony danych osobowych w Komendzie i jednostce organizacyjnej Policji nadzorowanej przez Komendanta;
- sprawowanie funkcji organu kontrolnego Komendanta w stosunku do komórek organizacyjnych Komendy i jednostki organizacyjnej Policji nadzorowanej przez Komendanta w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, zapewnienia ochrony danych osobowych oraz postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną;
- prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających;
- prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
- opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji Komendanta, planu ochrony informacji niejawnych w Komendzie i jednostce organizacyjnej Policji nadzorowanej przez Komendanta, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji;
- prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto, obejmującego wyłącznie:
- imię i nazwisko,
- numer PESEL,
- imię ojca,
- datę i miejsce urodzenia,
- adres miejsca zamieszkania lub pobytu,
- określenie dokumentu kończącego procedurę, datę jego wydania oraz numer;
- przekazywanie odpowiednio ABW lub SKW do ewidencji, o których mowa w art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych, danych, o których mowa w art. 73 ust. 2 w/w ustawy, osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa, na podstawie wykazu, o którym mowa w pkt 12;
- koordynacja przedsięwzięć związanych z:
- udostępnianiem materiałów zawierających informacje niejawne,
- zwalnianiem z obowiązku zachowania w tajemnicy informacji niejawnych;
- przyjmowanie dokumentacji spraw zakończonych powstałej w toku działania komórek organizacyjnych Komendy;
- gromadzenie i zabezpieczanie zarchiwizowanej dokumentacji;
- wykonywanie zadań w ramach nadzoru Komendanta nad kwalifikacją i klasyfikacją akt;
- prowadzenie i ewidencjonowanie zasobu archiwalnego;
- brakowanie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania;
- udostępnianie akt archiwalnych oraz informacji sporządzonych na ich podstawie, wydawanie zaświadczeń, wypisów i wyciągów z akt;
- przechowywanie i udostępnianie uprawnionym osobom informacji zawartych w oświadczeniach o stanie majątkowym policjantów, stanowiących tajemnicę prawnie chronioną i podlegających ochronie przewidzianej dla informacji niejawnych o klauzuli tajności „zastrzeżone";
- organizowanie pracy kancelaryjno-biurowej i obiegu dokumentów jawnych w komórkach organizacyjnych Komendy i jednostce organizacyjnej Policji nadzorowanej przez Komendanta oraz wykonywanie zadań w ramach nadzoru Komendanta nad przestrzeganiem zasad pracy kancelaryjnej;
- obsługa kancelaryjno-biurowa Komendanta i jego zastępcy oraz komórek organizacyjnych wymienionych w § 6 pkt 2 lit. d-h – prowadzenie wymaganych rejestrów, dzienników, ewidencji;
- prowadzenie ewidencji, gromadzenie, aktualizowanie i udostępnianie jawnych aktów prawnych wydawanych przez Komendanta, Komendanta Wojewódzkiego Policji w Gorzowie Wlkp., Komendanta Głównego Policji, Ministra Spraw Wewnętrznych oraz innych aktów prawnych, które wpływają do Komendy;
- prowadzenie składnicy akt w Komendzie i nadzór nad działalnością archiwalną w jednostce Policji nadzorowanej przez Komendanta;
- zaopatrywanie w pieczęcie i stemple używane w Komendzie i jednostce organizacyjnej Policji nadzorowanej przez Komendanta oraz ich ewidencjonowanie;
- prowadzenie ewidencji czasu pracy policjantów i pracowników Policji Komendy i jednostki organizacyjnej Policji nadzorowanej przez Komendanta;
- wydawanie oraz ewidencjonowanie poleceń wyjazdu służbowego;
- koordynacja czynności związanych z przekazywaniem agend podległych komórek organizacyjnych Komendy oraz jednostki organizacyjnej Policji nadzorowanej przez Komendanta;
- przyjmowanie i wysyłanie przesyłek poczty resortowej i zwykłej;
- prowadzenie spraw o charakterze ogólno-organizacyjnym zleconych przez kierownictwo Komendy;
- zapewnienie obsługi organizacyjnej uroczystości okolicznościowych z udziałem kierownictwa Komendy;
- prowadzenie harmonogramu spotkań, uroczystości i przedsięwzięć z udziałem kierownictwa Komendy;
- prowadzenie korespondencji okolicznościowej kierownictwa Komendy;
- prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie kierowania kierujących pojazdami na badania lekarskie i psychologiczne.